Introduction

Chaque jour, des milliers de factures B2B dépassent leur date d’échéance. Pour le Credit Manager ou le dirigeant de PME, c’est un casse-tête quotidien : comment relancer efficacement un client sans nuire à la relation commerciale ?

Le mail de relance est un outil puissant, à condition d’être bien calibré, ni trop sec, ni trop tardif. Une structure claire, un ton juste et un bon timing transforment un simple rappel en un levier de trésorerie.

Voyons comment construire le mail de relance parfaite, et comment les méthodes CODINF permettent d’en systématiser l’efficacité.

Le diagnostic : pourquoi tant de relances échouent ?

Les relances de paiement échouent souvent non par manque de rigueur, mais à cause de trois erreurs classiques :

1. Des messages trop impersonnels ou agressifs

Un mail de relance automatique, froid ou culpabilisant (“Nous n’avons pas reçu votre paiement”) ferme le dialogue. Le client se braque, le dialogue se fige.

2. Un mauvais timing

Attendre trop longtemps pour relancer revient à perdre un temps précieux. À l’inverse, relancer dès le lendemain de l’échéance sans vérifier la réception de la facture peut agacer inutilement.

3. Un défaut de traçabilité et de priorisation

Les relances ne sont pas toujours cadencées selon le risque client. Or, un grand compte stratégique et une TPE fragile ne se traitent pas de la même manière.

💡 Constat CODINF : selon nos analyses sectorielles, 60 % des retards de paiement proviennent d’un défaut de processus, et non de la mauvaise foi du débiteur.

Les bonnes pratiques : structure et ton du mail parfait

Un mail de relance n’est ni une mise en demeure, ni un simple rappel comptable. C’est un acte de communication B2B, qui doit informer, rappeler et inciter, sans détériorer la confiance.

1. Objet du mail : clair et neutre

Exemple :

Objet : Facture n°45872 du 14 septembre — échéance dépassée

L’objet doit être informatif, sans point d’exclamation ni formule culpabilisante. Le lecteur doit comprendre immédiatement le sujet.

2. Accroche : polie et factuelle

“Bonjour [Prénom],

Sauf erreur de notre part, la facture n°45872 d’un montant de 2 480 € TTC, arrivée à échéance le 15 octobre, ne nous semble pas encore réglée.”

Une formule d’introduction calme et factuelle évite toute crispation.

3. Corps du message : contextualiser et proposer une issue

“Pouvez-vous me confirmer la date prévue de règlement ?
Si le paiement est déjà effectué, merci de ne pas tenir compte de ce message.”

Ajouter une phrase qui ouvre la porte au dialogue (litige, oubli, transmission interne).

4. Clôture : ton professionnel, rappel des moyens de paiement

“Je reste à votre disposition si besoin d’un duplicata ou d’un justificatif.

Cordialement,

[Nom – Fonction – Coordonnées – Signature professionnelle complete]”

La relance n’est jamais un acte isolé. Elle s’inscrit dans un processus cadencé. Un mail bien rédigé n’a de valeur que s’il s’intègre à une stratégie structurée : pré-relance J-5, relance à J+5, relance ferme à J+15, mise en demeure à J+30.

Le bon timing : anticiper, relancer, escalader

1. La pré-relance (avant échéance)

Envoi 3 à 5 jours avant la date d’échéance.

Objet : “Échéance prochaine — facture n°45872 du 14 septembre”

Objectif : s’assurer que la facture est reçue, validée et sans litige. Ton préventif et bienveillant.

2. La première relance (J+3 à J+5)

Courte, courtoise, rappel factuel du montant et de la date d’échéance.

Objectif : relancer sans presser. On considère encore que le client est “de bonne foi”.

4. La relance ferme (J+15 à J+20)

Ton plus direct, mention du non-règlement et du risque de pénalité.

“Sauf paiement intervenu entre-temps, nous vous remercions de bien vouloir procéder au règlement dans les plus brefs délais.”

5. La mise en demeure (J+30 et au-delà)

Courrier ou mail avec pièce jointe PDF, mentionnant la date limite de paiement avant transmission au service contentieux.

Exemple CODINF — Cadencement type

• J-3 : pré-relance préventive

• J+5 : relance courtoise

• J+15 : relance ferme

• J+30 : mise en demeure

• J+35 : transmission à recouvremen

En un coup d’œil

Conseil du Credit Manager CODINF

“Un mail de relance réussi, c’est celui qui obtient un paiement sans abîmer la relation.

Ne sous-estimez pas l’importance du ton. 80 % des règlements obtenus à l’amiable le sont grâce à une communication professionnelle, suivie et personnalisée.”

La relance client n’est pas un désagrément administratif, mais un outil stratégique de Credit Management. Bien structurée, planifiée et formulée avec tact, elle accélère les encaissements tout en renforçant la crédibilité de l’entreprise. C’est aussi un indicateur précieux de comportement de paiement, à exploiter dans la prévention du risque client.